Lär Copilot
hur jobbet fungerar.

Börja här / 3–5 minuter

Fyra enkla sätt
att komma igång.

Välj en övning. Ni behöver inte göra alla fyra. Kopiera hela startprompten till Copilot, läs svaret och prova sedan följdfrågan. Allt underlag finns i rutan.

Alla exempel nedan är påhittade. Inga filer eller riktiga kunduppgifter behövs. Inget mejl ska skickas.

Sammanfatta mejlet nedan i tre korta punkter. Skriv sedan vilken uppgift vi fortfarande saknar.

Hej!
Jag skulle egentligen ha hört av mig igår om det här, men det blev lite fram och tillbaka med lagret. Det gäller leveransen till Jönköping som jag nämnde när vi pratade förra veckan, fast inte den förra ordern utan det som blev kvar efter inventeringen.

Vi vill helst få iväg det från Malmö på måndag. Först sa jag nog tre pallar, men nu har lagret hunnit packa om så det är två pallar. Enligt deras senaste uppgift väger de 360 kg tillsammans, alltså inte per pall. Det är samma typ av gods som sist, reservdelar i kartonger.

Mottagaren skulle gärna vilja ha det på tisdag, om det går. Jag vet inte vad ni har för möjligheter där. Det behöver inte vara någon expresslösning om det blir väldigt mycket dyrare, men skicka gärna ett pris och vad ni tror är rimligt.

Det är förresten till deras nya ställe i Jönköping, inte adressen ni körde till förra gången. Jag har inte fått den exakta leveransadressen än, så använd inte den gamla. Jag skickar den så fort kontaktpersonen där har svarat.

Återkom gärna med hur ni tycker att vi gör. Tack för hjälpen!
Alex

Gör sammanfattningen ännu kortare, så att en kollega kan läsa den på tio sekunder.

Skriv ett kort och vänligt mejl till en kund utifrån dessa fakta:
- Leveransen är försenad.
- Ny beräknad leveransdag är onsdag i stället för tisdag.
- Vi återkommer senast klockan 15 idag med en uppdatering.

Skriv högst fem meningar. Hitta inte på någon orsak till förseningen och lova inte en garanterad leveranstid. Avsluta med JATA Cargo.

Gör mejlet lite varmare och mer personligt, men behåll exakt samma fakta.

Översätt följande mejl till enkel och vänlig engelska. Behåll alla uppgifter:

Hej Alex!

Tack för uppgifterna du skickade. Din försändelse från Malmö till Jönköping är nu bokad med referens OVN-2044. Bokningen gäller två pallar med en total vikt på 360 kg.

Hämtning sker på torsdag mellan klockan 9 och 12. Se gärna till att godset är färdigpackat och märkt med bokningsreferensen innan chauffören kommer. Om lagret behöver en annan märkning får du gärna meddela oss i förväg.

Beräknad leverans är på fredag, men någon exakt leveranstid är ännu inte bekräftad. Jag återkommer så snart jag har mer information. Om mottagaren har särskilda öppettider eller behöver bli kontaktad före leveransen behöver vi få veta det.

Kontrollera gärna att leveransadressen i bokningsbekräftelsen stämmer. Hör av dig om adressen ändras eller om du upptäcker något annat som behöver rättas till. Svara gärna på det här mejlet, så har jag all information samlad på samma ställe.

Tack för hjälpen och ha en fin dag!
Vänliga hälsningar,
JATA Cargo

Använd ännu enklare engelska för en kund som inte har engelska som modersmål.

Gör en kort överlämning till min kollega av anteckningarna nedan. Använd rubrikerna Klart, Kvar och Viktigt. Lägg inte till egna uppgifter.

Lite om transporten innan jag går: jag fick till slut tag på kunden och adressen är kollad nu. Den gamla adressen låg tydligen kvar i ett tidigare mejl, men den i bokningsbekräftelsen är rätt. Så den biten är klar.

Onsdag förmiddag var det vi landade i för hämtningen. Transporten är bokad och kunden har fått bekräftelsen. Vi pratade först om tisdag, så om det står tisdag i mina gamla anteckningar ska du bortse från det.

Sen var det det där referensnumret. Jag trodde det skulle komma med mejlet från kunden i morse, men där fanns bara adressen. Det har alltså inte kommit ännu, även om kunden verkar tycka att allt är klart nu när bokningen är gjord. Vi behöver få referensnumret före hämtningen.

Jag sa att någon av oss skulle följa upp det. Kan du ta den kontakten? Kunden brukar svara bäst på mejl. Någon exakt hämtningstid inom förmiddagen har jag inte fått. Adressen behöver du som sagt inte jaga igen, den är redan kontrollerad.

Gör överlämningen hälften så lång. Behåll hämtningsdagen och det som återstår att göra.

Med egna arbetsdata / inga bilagor behövs

Hitta det du
redan har.

Mejlen, filerna och mötesunderlagen.
Sammanhanget finns redan i arbetet.

Välj en uppgift nedan. Byt ut texten inom hakparenteser mot en riktig kund, person eller mejladress. Använd ditt eget arbetskonto i Microsoft 365 Copilot, inte Lovable-gruppkontot.

Välj material som passar att visa för gruppen. Öppna alltid minst en källänk och kontrollera resultatet. ”Jag hittade inget” betyder inte säkert att inget finns.

Visa de tre senaste mejlen jag har fått från [namn eller mejladress] i min arbetsbrevlåda. Sortera nyast först. Visa avsändare, ämne, mottaget datum och en länk till varje mejl. Sammanfatta varje mejl i en mening. Fråga om du är osäker på vilken person jag menar.

Vilka frågor eller önskemål i de här tre mejlen behöver jag ta hand om? Visa vad du bygger det på. Skilj mellan sådant som tydligt är obesvarat och sådant du inte kan avgöra. Skicka inget.

Lista de filer om [kundnamn] som du hittar i mina arbetsdata och som har skapats eller ändrats från 1 januari 2026 till idag. Visa filnamn, datum, plats och källänk. Säg vad datumet avser. Säg också om du inte kan avgöra att listan är komplett.

Begränsa nu listan till material som kunden själv har skickat eller delat, till exempel via mejl från [kundens mejldomän]. Skilj det från dokument som vi själva har skapat om kunden. Visa källan som stödjer skillnaden och markera osäkra fall.

Hitta anteckningar eller transkription från mitt senaste möte med [kund eller person]. Visa vilket möte och datum det gäller. Sammanfatta de viktigaste punkterna och eventuella beslut i fem korta punkter, med källänkar. Om du bara hittar en kalenderbokning, säg det och återge inte något samtal som du saknar underlag för.

Gör en kort lista över nästa steg. Skriv ansvarig person och datum bara när de faktiskt framgår av underlaget. Markera resten som ”inte bestämt”. Skilj beslut från förslag.

Hjälp mig förbereda nästa kontakt med [kundnamn]. Utgå från mejl, mötesanteckningar och filer du kan hitta från de senaste 30 dagarna. Ge mig en kort lägesbild och tre frågor som är värda att ta upp. Länka till underlagen och skilj tydligt på källuppgifter och dina förslag.

Gör en överlämning till en kollega med rubrikerna Läget, Behöver följas upp och Underlag. Håll den kort och behåll de viktigaste källänkarna. Hitta inte på någon utlovad åtgärd eller tidsgräns.

Arbetsdata används enligt kontots åtkomst. Microsoft: Work IQ och arbetsdata ↗ · Välja en specifik källa ↗

När ni är redo för filövningarna

Hämta filerna här.

Exempelfilerna finns i det här paketet. Ni behöver inte hitta dem i SharePoint.

9 filer · cirka 827 kB · exempelaikonferensjatacargo1010.zip

1. Ladda ned och packa upp.

   Öppna zip-filen på datorn så att du kommer åt de enskilda Excel-, PDF- och Word-filerna.

2. Välj rätt filer till uppgiften.

   Läs rutan ”Filer att använda” under den uppgift du valt. Där står exakt filnamn och vad filen innehåller.

3. Bifoga i Copilot.

   Bifoga de angivna, uppackade filerna i samma chatt där du klistrar in prompten. Lägg till fler filer först när följdfrågan ber om det. Använd ert godkända arbetskonto.

SharePoint-övningen är separat och valfri: den handlar om era riktiga kundofferter. Sådana offerter ingår inte i zip-paketet.

När ni är redo: välj ett av sex verkliga behov. Börja med startprompten och öppna nästa steg först när det första fungerar.

Så gör vi

Ett försök. En förbättring.
En riktig kontroll.

Följ mina instruktioner och tidsangivelser under workshopen. Jag säger till när det är dags att gå vidare eller visa resultatet.

1. Välj en enkel snabbövning. Prova startprompten och en följdfråga.

2. Välj ett arbetsbehov och lägg till rätt underlag i Copilot. Kör den enkla startprompten och kontrollera ett exempel.

3. Öppna nästa steg om ni är redo. Tillför er erfarenhet och förbättra resultatet.

4. Gå tillbaka till originalet och kontrollera utvalda rader och slutsatser.

5. Visa varandra när jag ber er.

6. Spara er instruktion och den viktigaste lärdomen internt.

Om en fil inte går att läsa: be Copilot säga vad som saknas. Prova ett mindre, komplett utdrag i ert godkända arbetsverktyg. Gissa inte bort problemet.

Uppgift 1

Vad har hänt med priserna?

Material: Ur zip-paketet: de två NCS-prislistorna: den äldre och den nyare. Det är två versioner av samma transportörs prislista.

Börja med en landflik, till exempel Nederländerna.

Jämför Nederländerna-fliken i de två bifogade NCS-prislistorna. Visa tre exempel på priser som har ändrats i en enkel tabell med gammalt pris och nytt pris. Jämför samma typ av transport och samma prisenhet. Visa var i filerna du hittade priserna.

Bra. Gör nu samma jämförelse för resten av den landfliken. Lägg till skillnaden i kronor eller euro och i procent. Håll sådant som inte går att jämföra direkt i en egen lista. Räkna inte en tom cell som noll.

Vilka fem förändringar är viktigast att titta närmare på? Förklara kort varför. Visa också om någon rad, viktgräns eller prisenhet har ändrats så att jämförelsen blir osäker.

Kontrollera en sak själv: Öppna en av raderna i båda filerna. Är det verkligen samma transport, viktintervall och prisenhet?

Uppgift 2

Vad kan vi se i vår statistik?

Material: Ur zip-paketet: Intern statistik 2601–2609. NCS-prislistorna behövs först i nästa steg.

Börja med att förstå filen, innan ni räknar om något.

Titta på den bifogade statistikfilen. Hur många sändningar finns det, och vilka tre relationer har flest sändningar? Sammanfatta i fem korta punkter vad filen visar. Säg till om någon rubrik eller uppgift är oklar.

Välj fem sändningar som går att matcha mot båda NCS-prislistorna. Visa kostnaden med den gamla respektive den nya listan. Använd rätt prisgrund och debiteringsvikt, inte automatiskt bruttovikt. Fråga mig om valuta, tillägg eller andra uppgifter saknas för att kunna räkna.

Behåll kundpriserna oförändrade för dessa fem sändningar. Jämför intäkt, kostnad och marginal med gammal och ny NCS-prislista. Visa beräkningen och dina antaganden. Om kundpris eller nödvändiga kostnader saknas, visa vad som behövs i stället för att hitta på. Föreslå sedan hur vi kan göra samma simulering på fler sändningar.

Kontrollera en sak själv: Kontrollera en sändning själv. Skilj på transportörens pris, kundens pris och kostnader som saknas i underlaget.

Uppgift 3

Plocka ut uppgifterna ur proforman.

Material: OC-47555_Proforma.pdf i zip-paketet.

Börja med tre varurader.

Ta de tre första varuraderna i den bifogade proformafakturan. Visa en tabell med varubeskrivning, angiven HS-kod, ursprungsland och varuvärde med valuta. Ange sida. Skriv ”saknas” om du inte hittar uppgiften. Föreslå inga nya HS-koder.

Gör samma tabell för alla varurader. Håll delsummor och totalsummor utanför varulistan så att de inte räknas dubbelt. Markera sådant som är svårt att läsa eller saknas.

Gruppera varorna efter angiven HS-kod, ursprungsland och valuta. Summera värdena där de går att jämföra. Visa avvikelser mot fakturans summor och de frågor en kollega behöver kontrollera innan underlaget används.

Kontrollera en sak själv: Kontrollera en varurad mot PDF:en. Har uppgifterna hämtats ur källan, och har en delsumma råkat bli en vara?

Uppgift 4

Dela upp Norge-listan.

Material: Norge.pdf i zip-paketet.

Börja med den enkla viktgränsen.

Dela leveranserna i den bifogade Norge-listan i två listor: gods under 2 500 kg och gods som väger 2 500 kg eller mer. Visa referens, ort, postnummer och vikt. Lägg leveranser med oklar vikt separat.

Ta listan med gods under 2 500 kg och föreslå en gruppering efter postnummer eller område. Visa antal leveranser och sammanlagd vikt per grupp. Säg till om du behöver våra egna zongränser.

Ta nu också hänsyn till leveransinstruktioner, tider, fordon och lossningskrav som står i underlaget. Markera vad en transportplanerare behöver avgöra. Kontrollera att varje leverans finns med exakt en gång och att antal och vikter går att följa tillbaka till originalet.

Kontrollera en sak själv: Kontrollera en lätt och en tung leverans. Exakt 2 500 kg hör inte till listan ”under 2 500 kg”.

Uppgift 5

Hitta ett kundpris i SharePoint.

Material: En känd kund, en relation och ert vanliga arbetskonto i Copilot.

Byt ut kund och orter i prompten. Valfri separat övning: använd den om ert Copilot-konto kommer åt era kundofferter i SharePoint. Exempelpaketet behövs inte här.

Hitta vår offert i SharePoint för [kundnamn] på relationen [från ort]–[till ort]. Visa pris, vad priset gäller och en länk till offerten. Säg om du hittar flera versioner eller inte kan komma åt underlaget. Gissa inte priset.

Vilken av offerterna verkar vara den senaste giltiga? Visa datum, giltighetstid, transporttyp och eventuella tillägg eller undantag. Markera om det inte går att avgöra vilken offert som ska användas.

Gör ett kort internt svar med priset, villkoren, källänken och det som behöver kontrolleras. Om fler uppgifter behövs för att kunna ge kunden ett pris, skriv de viktigaste frågorna. Skicka ingenting.

Kontrollera en sak själv: Öppna källänken. Är det rätt kund, relation och giltig offert? Om Copilot saknar åtkomst: bifoga en godkänd offert eller ge den en länk den kan läsa, och börja med samma fråga. En sådan filövning visar inte att SharePoint-sökningen fungerar.

Uppgift 6 / avancerad

Förbered månadsrapporten för kundreskontran.

Material: Filerna i zip-paketet: originalfilen med ”Mall 2609” i namnet, kundöversikten med kursdifferenser och arbetsinstruktionen. Filen utan ”Mall 2609” är det färdiga jämförelseexemplet.

Avancerat spår. Arbeta gärna tillsammans med en ekonomikunnig kollega och börja med tre kompletta kundblock.

Jag vill göra månadsrapporten för kundreskontran per 30 september 2026. Läs arbetsinstruktionen, den ursprungliga fakturalistan med ”Mall 2609” i namnet och kundöversikten med kursdifferenser. Beskriv i fem punkter vad som behöver göras. Föreslå tre kompletta kundblock att börja med och säg om något underlag saknas.

Gör rapporten för de tre valda kundblocken. Beräkna åldern från förfallodatum till bokslutsdagen 30 september 2026. Dela 1–30 dagar i 1–5 och 6–30. Dela över 180 dagar i 181–360 och fältet ”Mer än 361 dagar”. Fråga mig hur dag 361 ska hanteras innan du räknar klart. Behåll kreditnotornas negativa tecken. Summera per kund och kolumn. Skriv SEK i fet stil i kolumn F efter ”Summa kund”. Visa kontrollsummor mot originalet.

Matcha kundnummer och valuta mot kundöversikten med kursdifferenser. Skriv valutan i fet stil under SEK för varje kund och valutabeloppet under SEK-beloppet i kolumn L, Saldo. Lägg ytterligare valutor på egna rader under varandra. Håll bokfört SEK-belopp, valutabelopp och kursdifferens åtskilda. Där omräkning behövs enligt instruktionen: använd Riksbankens kurs per 30 september 2026 och ange källa och kurs; be om kursunderlaget om du inte kan verifiera den. Jämför totalt saldo per kund i SEK och respektive valuta mellan filerna. Avsluta med en sammanställning av avvikelser. Använd det färdiga exemplet som jämförelse när vårt eget resultat är klart. Ändra inga original och bokför ingenting.

Kontrollera en sak själv: Kontrollera en faktura, en kreditnota och en kundtotal. Stäm av datum, tecken, valuta och totalsummor. Först när det lilla urvalet fungerar är det dags att skala upp.

När jag ber er visa

Visa vad ni lärde er.

1. Det här bad vi om.

   Visa uppgiften och ett litet utsnitt av resultatet i rummet.

2. Det här behövde vi lära Copilot.

   Vilken regel, erfarenhet eller korrigering gjorde skillnad?

3. Så här kontrollerade vi det.

   Visa en kontroll och säg vad som fortfarande kräver ert omdöme.

Spara prompt, resultat och kontrollanteckning på er interna arbetsyta. Dela en lärdom som de andra grupperna kan använda.