00 · Före AI… / förmiddagen och vägen vidare
Nya kontor. Nya kollegor. Nya digitala arbetsrum och möjligheter. Samma fråga: hur får jag samspelet att fungera?
Jag bygger vidare på förmiddagens samtal om beteende, kultur och samarbete. Här finns den sammanhållna transkriptionen och min koppling till hur JATA Cargo kan ta emot AI, dela erfarenhet och göra premiumservice konkret.
Det här kom fram / skiljt från min AI-tolkning
Fredrik Husberg skilde beteendet från personlighet och omständigheter. Deltagarna diskuterade eget ansvar, återkoppling och hur beteenden påverkar andra. Läs samtalet →
Min AI-koppling: Vad ger jag för uppdrag, vilket sammanhang tillför jag och hur agerar jag när resultatet blir fel?
Grupperna lyfte förståelse för varför, disciplin, belöning/beröm, medvetenhet och viljan att ändra. En grupp föreslog att tala om förbättring snarare än förändring. Läs redovisningen →
Min AI-koppling: Välj ett litet återkommande arbetsmoment. Pröva, kontrollera, återkoppla och gör instruktionen bättre.
Den ”kulturella motorvägen” blev en bild för önskade beteenden. Grupperna arbetade först med det som fungerar, sedan med beteenden de vill se mindre av och sist med konkreta nya aktiviteter. Läs instruktionen →
Min AI-koppling: Ge en assistent exempel på bra arbete och tydliga gränser. Reagera på avvikelser och förbättra samspelet.
Grupperna ville behålla hjälpsamheten, de personliga kundkontakterna, tillgängligheten och kunskapsdelningen. De efterfrågade mindre ”vi och dem”, bättre informationsutbyte och tydligare förväntningar på svarstider. Någon gemensam svarstidsgräns beslutades inte i materialet. Läs samtalet →
Min AI-koppling: Sammanhang ska följa ärendet. AI ska hjälpa kunden framåt och göra överlämningen till den egna speditören bättre.
Fler kontorsbesök och möjlighet att arbeta en dag på ett annat kontor; blandade digitala grupper kring en kund eller fråga; bättre delning av planerade kundbesök; kort löpande verksamhetsinformation; konkret marknadsinformation för speditörens vardag; och affärsmannaskap hos alla.
Detta är gruppförslag, inte en beslutad aktivitetsplan med utsedda ägare. Läs de fyra redovisningarna →
Det uttalade nästa steget: Gruppanteckningarna ska samlas och utvecklas så att de går att förstå även för den som inte satt vid bordet. Fredrik Husberg önskade dem senast tisdag, alltså 13 oktober. Fredrik Persson beskrev en möjlig återkoppling tillsammans med Husberg strax efter nyår. Det är en uttryckt inriktning, inte ett bokat uppföljningsdatum. Läs avslutningen →
Så använder jag förberedelsen
Amazon har ett arbetssätt som kallas working backwards. Inför en ny produkt eller tjänst skriver teamet en tänkt pressrelease och en FAQ innan det börjar bygga. Pressreleasen beskriver den önskade kundupplevelsen som om lösningen redan fanns: vilket problem den löser, för vem och varför det är värt att bry sig. Någon utanför projektet ska kunna förstå poängen. Amazons egen beskrivning ↗
FAQ:n utsätter idén för de svåra frågorna. Varför är detta bättre än alternativen? Vad måste fungera? Vad blir svårt eller dyrt? Dokumentet bearbetas tills idén håller, behöver ändras eller visar sig inte vara värd att bygga. Mer om PR/FAQ-processen ↗
Det ligger nära hur jag använder den här förberedelsen. Jag vill tidigt kunna måla upp ett lyckat resultat så tydligt att jag själv och andra förstår vad som har blivit bättre och varför. What good looks like. Då kan jag också upptäcka att något saknas, att berättelsen inte håller eller att jag borde göra något helt annat.
En övertygande berättelse behöver sedan möta verkligheten. Om den kräver att jag blundar för besvärliga frågor behöver jag förändra idén, upplägget eller ambitionsnivån. Ibland är det klokaste beslutet att avstå.
Medarbetarna i JATA Cargo tog sina värdeord med sig in i AI-arbetet. De använde sin erfarenhet för att förbättra ett verkligt arbetsmoment och forma en mer personlig kundupplevelse. De kunde visa vad som blev bättre, hur de kontrollerade det och vilket nästa steg de själva ville ta.
Det är en målbild att pröva, inte ett påstående om vad som redan har hänt. Det som faktiskt kommer fram under dagen ska få ändra min berättelse.
Öppningen / cirka 90 sekunder
Ni har arbetat med vad som händer när organisationen förändras. Nya kollegor kommer in, nya kontor öppnas och det som tidigare satt i väggarna behöver bli begripligt också för den som inte var med från början.
Jag vill att ni tar med er den diskussionen in i nästa del. För nu kommer det fler nya kollegor, nya arbetsrum och nya möjligheter. En del av dem är digitala.
Om jag anställer en människa och sedan säger ”där är datorn, lycka till” har jag knappast gjort en bra introduktion. Varför skulle det räcka att köpa en AI-licens och säga samma sak?
Jag behöver förklara arbetet, visa vad bra betyder, ge tillgång till rätt sammanhang och vara tydlig med ansvar. Sedan behöver jag lyssna på vad som händer och förbättra sättet att arbeta.
Det är där jag vill börja. Med det ni redan kan om kunder, samarbete och premiumservice. Och med vad ni kan göra när den kunskapen får nya möjligheter att komma till användning.
Likheten gäller introduktion, samspel och ledarskap. Människor har erfarenheter, känslor, relationer och rättigheter som inte följer med metaforen ”AI-kollega”. Jag ansvarar fortfarande för hur tekniken används.
Word-underlaget: Lite bakgrund
Underlaget beskriver tre nya kontor och nio nya medarbetare. Det som fungerade när många hade arbetat länge på samma plats behöver fungera över fler gränser: orter, erfarenheter, vanor och relationer.
AI lägger till ytterligare en dimension. Ett digitalt arbetsrum kan vara ett gemensamt kunskapsunderlag, en AI-assistent i det dagliga arbetet eller en agent med en avgränsad uppgift. Här är min översättning av förmiddagens frågor:
Hur hittar jag rätt information? Vilken version gäller? Vem äger underlaget? Den digitala ytan behöver ordning och ansvar, precis som ett nytt kontor behöver fungerande arbetssätt.
Vilket jobb ska den hjälpa till med? Vad behöver den veta? Hur ser ett bra resultat ut? Tillgång till verktyget är början på introduktionen.
Vilka undantag upptäcker en erfaren speditör direkt? Vad behöver både en ny kollega och en AI få veta för att undvika det uppenbara misstaget?
Vad lovar JATA Cargo kunden? Vad får förberedas självständigt och när behöver en person ta över? Värdeorden måste gå att känna igen i resultatet.
Fråga till rummet: Vad skulle ni aldrig lämna en ny kollega att lista ut ensam? Börja där när ni introducerar AI.
Word-underlaget: Min tanke/syfte med föreläsningen
Förmiddagens underlag vill skapa trygghet, engagemang, ansvar och framtidstro. Mitt bidrag är att göra det möjligt att agera: upptäcka en uppgift, pröva ett annat arbetssätt och förstå om det blev bättre.
Jag behöver ge plats åt både nyfikenhet och tvekan. Osäkerhet inför AI kan handla om kvalitet, tid, yrkesstolthet eller vad som händer med det egna jobbet. Ett professionellt förhållningssätt rymmer konkreta invändningar. Jag vill göra dem möjliga att undersöka.
Den som kan arbetet har redan något viktigt att tillföra. Frågan är hur den kunskapen blir en del av samspelet med AI.
Vad kan förändras i min vardag, och vad behöver jag fortfarande kunna bedöma?
Vilket litet arbete kan jag förbättra och kontrollera redan idag?
Vad behöver jag lära AI, vad behöver jag kontrollera och vem fattar beslutet?
Vad upptäckte jag som en kollega på ett annat kontor också kan ha nytta av?
Word-underlaget: Att förändring skapar möjligheter
När jag arbetade med chefsassistenter i Volvo Group använde Karin en närvarorapport från Teams. Hon kopierade namn ett i taget till ett Word-underlag. Hon prövade att ge Copilot hela rapporten och be om listan hon faktiskt behövde.
Det intressanta för mig är handlingsutrymmet. Hon kunde själv förändra ett arbetssätt hon levt med länge. När hon visade de andra kom nästa behov: en kollega ville ha en mottagarlista för Outlook. Upptäckten blev början på fler förbättringar.
Här finns en direkt koppling till JATA Cargo. En speditör känner igen friktionen i en distributionslista. En ekonom ser var avstämningen blir svår att följa. En ny kollega kan ställa den fråga som ingen längre tänker på. AI kan bli ett sätt att omsätta den iakttagelsen i något som går att prova.
Jag brukar prata om att fler av oss kan bli hackers: personer som undersöker hur något fungerar och hittar ett sätt att förbättra det. Karin behövde inte först bli programmerare.
I planeringssamtalet berättade Fredrik Persson om fax som skickades till en terminal och sattes i en pärm, utan att någon längre frågade vad papperet var till för. Den historien ger mig en bra kontrollfråga: ska jag göra den här uppgiften snabbare med AI, förändra den eller sluta göra den?
Vad är er motsvarighet till Karins namnlista eller faxet i pärmen?
Word-underlaget: Att beteenden påverkar resultat
Engagemang, samarbetsvilja och ansvarstagande kan bli väldigt konkreta i en AI-övning. Jag visar ett riktigt problem. Jag förklarar vad som spelar roll. Jag reagerar när något blir fel. Jag nöjer mig inte med ett prydligt svar om det inte går att använda.
När jag använder Kasparovs historia är min poäng samspelet mellan människa, maskin och arbetssätt. Det räcker inte att ställa en kunnig person bredvid ett bra verktyg och hoppas. Jag behöver ordna arbetet så att styrkorna kommer till nytta och svagheterna upptäcks.
Det är också ledarskap. Vilket uppdrag ger jag? Vilka underlag får användas? Vad får AI föreslå, förbereda eller genomföra? Vilka situationer kräver ett annat omdöme eller en mänsklig kontakt?
I arbetet med vår övningsprototyp var försändelsen redan vald. Kunden skrev att godset inte hade kommit fram. Ändå frågade Mira vilken försändelse det gällde och började rada upp andra ärenden.
Det visade vad som saknades i samspelet. Hon behövde få rätt sammanhang, utgå från det öppna ärendet och skilja ”registrerad som levererad” från att kunden faktiskt hade fått sitt gods.
Det här är onboarding av en AI-kollega i praktiken. Jag behöver visa vad bra service betyder när verkligheten och systemets uppgifter inte stämmer överens. Och se till att det går att fortsätta med din speditör, med sammanhanget kvar.
Word-underlaget: Att vår kultur byggs varje dag
Underlaget beskriver kultur som hur människor beter sig mot varandra i vardagen. Jag vill göra samma sak med AI-arbetet: titta på den faktiska handlingen. Vad gör jag när någon visar ett ofärdigt försök? När AI har fel? När en ny kollega hittar ett enklare arbetssätt?
Från mina år i det militära bär jag med mig betydelsen av att ge och ta emot återkoppling. Den tanken kom tillbaka i ett samtal med mitt AI-team. Jag var missnöjd med en förberedelse. I samtalet blev det tydligt att även mina egna obesvarade frågor och instruktioner spelade roll.
Min poäng är att jag behöver tåla användbar återkoppling också när den riktas mot mig. Vad observerade jag? Vad tolkade jag? Vad ändrar jag i nästa försök? Ett skarpt svar från AI är inte automatiskt ett klokt svar, men det kan ge mig något värt att undersöka.
En god lärandekultur gör det möjligt att säga ”det där blev inte rätt” och sedan hjälpa till att göra det bättre. Både människor och arbetsprocesser behöver få den chansen.
Håll isär: AI behöver få uppdrag, sammanhang och återkoppling. En människa behöver dessutom bli sedd, respekterad och få tillhöra. Metaforen hjälper mig att leda arbetet; den ersätter inte relationen till en människa.
Word-underlaget: Workshop · ladda om våra värdeord
Jag behåller ordningen från underlaget. För varje ord vill jag få fram ett beteende hos mig eller laget, ett krav på AI-arbetet och något kunden faktiskt kan märka.
Mitt och lagets beteende: Jag delar både det som fungerade och det som blev fel, så att nästa kontor slipper börja från noll.
I AI-arbetet: En överlämning innehåller ärendet, källorna, vad som har prövats och det som återstår.
Det kunden märker: Jag slipper dra hela historien en gång till när en annan person tar över.
Mitt och lagets beteende: Jag ställer följdfrågan som visar att jag har förstått kundens situation.
I AI-arbetet: Assistenten arbetar med rätt ärende, förklarar vad förändringen betyder och hjälper till med ett relevant nästa steg.
Det kunden märker: Hjälpen handlar om min leverans. Någon tar ansvar för att föra frågan vidare.
Mitt och lagets beteende: Jag sätter ord på de undantag och kontrollfrågor jag brukar ha i huvudet.
I AI-arbetet: Underlag och källor går att följa. Systemet skiljer det som är känt från det som behöver kontrolleras.
Det kunden märker: Jag får ett underbyggt besked och ett ärligt svar när något fortfarande är oklart.
Mitt och lagets beteende: Jag tar reda på vad kunden behöver förstå eller göra, och gör nästa steg tydligt.
I AI-arbetet: Tekniken får hjälpa till att hantera komplexiteten bakom en begriplig förklaring. Jag testar flödet med någon som inte känner lösningen.
Det kunden märker: Jag förstår läget och vet vem jag ska prata med. Det behöver inte vara enkelt bakom kulisserna för att bli enkelt för mig.
Mitt och lagets beteende: Jag håller ihop löftet genom hela kundens upplevelse, också när något går fel.
I AI-arbetet: Snabbhet och tillgänglighet får stöd av kunnande, tydliga begränsningar och en personlig väg vidare.
Det kunden märker: Jag blir förstådd, får relevant hjälp och vet att min speditör finns där. De fyra första värdeorden behöver tillsammans landa här.
Välj ett värdeord ni har arbetat med. Beskriv en situation där det verkligen märks. Vad ska kunden uppleva? Vad gör en människa? Vad kan AI bidra med? Hur ser ni om det faktiskt fungerar?
Deltagarnas exempel finns nu i transkriptionen. Min AI-översättning är fortfarande en tolkning att pröva, inte ett beslut som grupperna har fattat.
Word-underlaget: Efter föreläsningen hoppas jag…
Jag hoppas att deltagaren går vidare med större trygghet och en tydligare bild av sin egen roll. Det är en ambition för passet, inte ett utfall jag kan lova i förväg.
Mina fyra jobb hjälper mig att bredda frågan om nytta. AI kan hjälpa mig att göra jobbet, förbättra hur jobbet görs, utveckla mig själv och utveckla laget. Om varje frigjord minut bara fylls med mer av samma arbete riskerar jag att missa möjligheten att bygga ny förmåga.
Det knyter an till hur jag arbetar med strategi, implementation och adoption: en riktning som är tydlig nog att vägleda, och utrymme för människorna nära arbetet att upptäcka vad som faktiskt hjälper. Jag brukar kalla det guided emergence. Erfarenheten från försöket ska påverka nästa beslut.
Jag kan få fram ett användbart underlag och kontrollera det mot källan.
Jag kan visa vilken förändring som gjorde uppgiften enklare eller resultatet bättre.
Jag kan förklara vad jag behövde lära mig, fråga om eller bedöma.
Jag kan lämna en instruktion och en lärdom som en kollega kan bygga vidare på.
Min kompass genom eftermiddagen
Min tillämpning av principerna från Ethan Mollicks Co-Intelligence, formad genom arbete med människor och organisationer:
Börja undersöka var det kan bidra, också i tänkandet och förberedelsen. Välj medvetet vilket underlag och mandat du ger det.
Lägg ditt omdöme där det behövs: uppdrag, gränser, kvalitet och undantag. Graden av självständighet behöver följa vad lösningen faktiskt klarar.
Ge sammanhang, prata naturligt och återkoppla tydligt. Ett varmt eller självsäkert svar behöver fortfarande stöd i verkligheten.
Jag brukar säga att dagens AI är den sämsta AI du någonsin kommer att ha. Använd det som en lärandehållning: spara det som inte fungerade och pröva igen när förutsättningarna har ändrats. Varje nytt verktyg behöver fortfarande visa vad det går för.
Jag vill inte att ni ska bli experter på mina prompter. Jag vill att ni ska märka hur mycket er egen erfarenhet betyder när ni börjar arbeta med AI. Ta med förmiddagens värdeord. Nu ska de få göra ett jobb.
Strukturen följer Word-underlaget ”Inför konferens 10 oktober – Organisation i förändring – Vikten av rätt beteende”: bakgrund, syfte, möjligheter, beteenden, vardagskultur, värdeord och önskad effekt.
Planeringssamtalet den 15 september ger kopplingen till förmiddagens arbete och Fredrik Perssons exempel med faxet. Karin och återkopplingshistorien är kontrollerade mot mitt tidigare framförande på Interactions Matter den 1 oktober. Mira-exemplet kommer från arbetet med den här konferensens övningsprototyp. De fyra jobben, principerna och guided emergence är hämtade från mina befintliga arbetsmaterial.
Texten är en ny AI-assisterad bearbetning och ett förslag till min berättelse. Förmiddagens samtal finns separat i den sammanställda transkriptionen. Min bearbetning är inte ett ordagrant återgivande av samtalet. Originalfiler och privata kundexempel ligger utanför den publika sajten.
AI med stöd av JJ.