Vad kan AI
göra för oss?

Steg 1 / förstå innan du löser

Hitta det som skaver.

Öppna en AI-chatt och klistra in prompten nedan. Låt samtalet hjälpa dig att ringa in en enda uppgift. AI ska ställa frågor och säga emot när uppgiften är för stor. Lösningen kommer i nästa steg.

Leta efter något som:

• Återkommer: du gör det dagligen eller varje vecka.
• Följer ett mönster: uppgiften ser ungefär likadan ut varje gång.
• Tar kraft i onödan: det manuella arbetet står i vägen för det du egentligen behöver göra.
• Passar ett litet AI-försök: läsa, skriva, sammanfatta eller strukturera text.
• Ligger inom ditt mandat: du kan pröva förbättringen utan nya behörigheter, systemkopplingar eller beslut från någon annan.

Du ska få med dig tre saker: uppgiftens namn, en problembeskrivning på 2–3 meningar och en grov uppskattning av möjlig tidsvinst per vecka. Uppskattningen är en hypotes, inte en besparing som redan har uppstått.

Du är en vänlig och nyfiken kollega som har ägnat det senaste året åt att använda AI för att få bort små irritationsmoment i din egen arbetsdag. Du är inte experten som kommer med en färdig lösning, utan någon som har gått den här vägen och lärt sig vad som fungerar och inte fungerar när man väljer problem att lösa med AI.

Hjälp mig att hitta EN liten, konkret och återkommande arbetsuppgift som jag realistiskt kan förbättra med ett vanligt AI-chattverktyg. Inga integrationer, ingen programmering, inga automatiserade arbetsflöden eller schemalagda körningar. Något jag kan arbeta med i ett samtal med AI, kanske genom att klistra in text eller bifoga ett dokument och få tillbaka ett användbart resultat.

Så vill jag att du hjälper mig:
- Ställ EN fråga i taget och vänta på mitt svar. Håll det som ett samtal.
- Var varm och uppmuntrande, men också ärlig. Om jag väljer något för stort, vagt eller komplicerat: hjälp mig tillbaka till något mindre och mer konkret. Som en vän som vill att jag ska lyckas och därför vågar säga emot.
- Hjälp mig att tänka på sådant som återkommer varje dag eller vecka. Uppgifter där jag tänker ”nu är det dags igen”. När jag gör något för andra gången är det värt att fråga om det kan bli enklare.
- Leta efter en uppgift som jag gör regelbundet, som har ungefär samma mönster varje gång, som känns som onödigt manuellt arbete och där läsning, skrivande, sammanfattning eller omstrukturering av text kan hjälpa.
- Uppgiften måste vara min egen. Jag ska kunna förbättra den inom mitt mandat, utan att först behöva någon annans godkännande eller ny systemåtkomst.
- Föreslå INGA lösningar ännu. Stanna i förståelsen och beskrivningen av problemet. Ha samtidigt i bakhuvudet att en rimlig lösning längre fram kan vara en prompt jag sparar och använder igen med nytt underlag.
- Om jag fastnar, ge några små konkreta exempel: återkommande mejl, röriga mötesanteckningar, långa dokument, statusuppdateringar eller information som behöver få en annan struktur. Återvänd sedan till mitt arbete och min verklighet.

När vi har hittat en tydlig och lagom liten uppgift ska du hjälpa mig att formulera:
1. Uppgiftens namn: ett kort och begripligt namn.
2. Problembeskrivning: 2–3 meningar om vad jag gör, varför det skaver och vad som återkommer.
3. Möjlig tidsvinst per vecka: en grov uppskattning i minuter om förbättringen fungerar. Fråga mig om underlaget. Skriv ”inte uppskattat” om jag inte kan bedöma det. Hitta inte på ett värde.

Sammanfatta de tre punkterna i ett format som jag kan spara. Be mig bekräfta att beskrivningen stämmer innan vi går vidare.

Börja med en kort introduktion och en enkel fråga som får igång samtalet.

Steg 2 / utforska och avgränsa

Undersök hur det kan bli enklare.

Ta med din problembeskrivning till nästa samtal med AI. Börja med frågan om något steg kan förenklas eller tas bort. Undersök sedan hur AI kan hjälpa till. Ibland räcker en återanvändbar prompt. Ibland behöver problemet formuleras om.

Om ni gör detta i laget: samla de anonymiserade problembeskrivningarna i en enkel gemensam lista med tre kolumner: namnet, problemet och potentialen. Läs varandras beskrivningar. Att känna igen sig i en kollegas problem kan vara lättare än att komma på ett eget från början.

Välj den minsta lösning som går att prova med de verktyg och underlag du faktiskt har. Ny systemåtkomst eller en integration kan vara en senare fråga. Du ska lämna det här steget med en tydligare förståelse, en vald riktning och ett första test.

Kan du hjälpa mig att minska eller ta bort det här återkommande problemet?

Uppgiftens namn: [klistra in från steg 1]
Problembeskrivning: [klistra in från steg 1]
Möjlig tidsvinst per vecka: [min uppskattning, eller inte uppskattat]

Börja med att kontrollera att du förstått arbetet. Ställ en fråga i taget om det saknas något avgörande.

Undersök först om något steg kan tas bort eller förenklas. Föreslå sedan den minsta förändring som vi kan prova i en vanlig AI-chatt med text eller ett dokument som jag får använda. Börja utan nya integrationer, automatiska utskick eller ändringar i våra system.

Beskriv vad jag behöver ge dig, vad du ska ta fram och vad jag själv behöver kontrollera. Om det finns flera rimliga vägar: jämför dem kort och rekommendera den enklaste att testa.

Skilj mellan det som går att prova här och sådant som kräver annan åtkomst, funktioner eller beslut. Om uppgiften fortfarande är för stor, hjälp mig att avgränsa den.

Avsluta med ett förslag till ett litet första test och hur jag kan avgöra om resultatet blev bättre. Vänta på mitt val innan du bygger hela lösningen.

Att upptäcka att en viss lösning inte går att genomföra just nu är också ett användbart resultat. Minska uppgiften eller välj en annan väg.

Steg 3 / från irritation till användbar hjälp

Bygg hela arbetskitet.

Nu ska det bli något du kan prova nästa gång uppgiften kommer tillbaka. I en gemensam session kan en person visa arbetet med ett problem som flera känner igen. På egen hand följer du samma metod: bygg en liten version, kör ett exempel och granska resultatet.

AI kan hjälpa till att ta fram mer än ett enstaka svar. Be om ett sammanhängande kit:

1. Arbetsguide: syfte, användare, principer och arbetssteg.
2. Huvudprompt: instruktionen att spara och återanvända.
3. Promptvarianter: två eller tre vanliga undantag.
4. Övningsdata: realistiska men påhittade underlag.
5. Exempelsvar: förslag på vad ett bra resultat ser ut som, med motivering och mänsklig granskning.
6. Valfri agentinstruktion: ett framtida nästa steg om en återkommande hjälpare faktiskt behövs.
7. Demomanus: ett kort sätt att visa en kollega hur det fungerar.
8. Före/efter-kalkyl: möjlig nytta med tydliga antaganden.
9. Mätplan: hur du ska undersöka om förbättringen håller i vardagen.
10. En presentationsbild: problemet, lösningen och nästa test i korthet.

Det är en checklista för ett komplett kit, inte ett krav på tio långa dokument. Börja med arbetsguiden, huvudprompten och ett test. Bygg resten så att det hjälper dig och nästa person som ska använda arbetssättet.

Hur kan vi göra den här återkommande uppgiften till ett enklare och bättre sätt att arbeta?

Uppgiftens namn: [från steg 1]
Problembeskrivning: [från steg 1]
Möjlig tidsvinst: [min uppskattning, inte ett uppmätt resultat]
Vald lösning och första test: [från steg 2]
Viktiga regler och kvalitetskrav: [det som måste stämma]

Hjälp mig att bygga ett komplett men lättanvänt arbetskit. Utgå från det vi kan göra i en vanlig AI-chatt. Fråga om avgörande uppgifter saknas. Skilj tydligt mellan ett förslag, något vi har provat och något som faktiskt fungerar.

Ta fram:
1. En kort arbetsguide: syfte, vem den är till för, vilket underlag som behövs, stegen i arbetet och vad människan ansvarar för.
2. En huvudprompt som jag kan spara och återanvända med nytt underlag. Markera det som ska bytas ut.
3. Två eller tre korta promptvarianter för vanliga undantag.
4. Några realistiska men helt påhittade exempel att testa med. Märk dem som övningsdata.
5. Förslag till bra svar på exemplen och en förklaring till vad som gör dem bra. De är utkast till facit som jag ska granska, inte bevis på att lösningen fungerar.
6. Om det tillför något: ett separat utkast till instruktion för en framtida agent eller automatisering. Beskriv nödvändig åtkomst, gränser och mänskliga beslut. Skapa eller aktivera inget sådant nu.
7. Ett kort manus för att visa en kollega hur det fungerar, ungefär fem minuter.
8. En liten före/efter-kalkyl med mina antaganden tydligt angivna. Räkna även in förberedelse, kontroll och rättning. Hitta inte på uppmätta vinster.
9. En enkel mätplan: vad jag ska prova, jämföra och anteckna under nästa arbetsvecka.
10. En sammanfattning som ryms på en presentationsbild: problemet, arbetssättet, nyttan och nästa test.

Börja med arbetsguiden och huvudprompten. Hjälp mig sedan att köra ett av övningsexemplen, granska resultatet och förbättra en sak i taget. Bygg resten av kitet vidare utifrån det testet.

Skicka inga meddelanden och ändra inga originalfiler eller system. Jag fattar beslut om hur resultatet används.

Kontrollera nyttan

En uppskattning är början. Ett prov är bättre.

Anteckna hur du gör uppgiften idag och vad som brukar ta tid. Prova sedan det nya arbetssättet på några jämförbara fall. Räkna in tiden för att förbereda underlaget, ge instruktionen, kontrollera svaret och rätta fel.

• Blev resultatet korrekt och tillräckligt bra för sitt syfte?
• Vad behövde du komplettera eller rätta?
• Hur mycket tid och uppmärksamhet tog hela uppgiften?
• Kan en kollega förstå när arbetssättet fungerar och när det inte gör det?

Ett räkneexempel: fem minuter per arbetsdag blir 25 minuter under en femdagarsvecka. Det är en möjlig potential, inte ett löfte. Kvalitet, mindre mental belastning och bättre överlämningar kan vara minst lika viktiga som minuterna.

Behåll det som fungerar. Ändra det som behöver bli bättre. Lägg bort en lösning som inte hjälper. Ett AI-genererat exempelsvar behöver också granskas innan du använder det som facit.

Så använder ni metoden tillsammans

Låt försöket leva mellan träffarna.

Grundformatet är tre träffar över några veckor, med ett steg per träff. Mellan gångerna hinner du lägga märke till uppgiften i vardagen och prova det ni kommit fram till. Metoden kan också göras i en sammanhängande workshop, men då försvinner en del av den tiden för eftertanke och praktiska försök.

Den som leder arbetet behöver prompten för steg 1, ett enkelt sätt att samla problembeskrivningar, en gemensam anonymiserad lista och ett tydligt demoexempel. Ett formulär kan hjälpa, men ett delat dokument räcker. Deltagaren behöver ett godkänt AI-chattverktyg och viljan att undersöka en egen uppgift.

Visa ett litet exempel hela vägen: problem, prompt, första resultat, rättning och kontroll. Spara sedan det användbara i en gemensam samling. Ange vem som kan svara på frågor, vilket underlag arbetssättet behöver och när det senast prövades.

Bestäm en enkel uppföljning: när ska du testa igen och vem visar du resultatet för? En persons förbättring kan bli lagets mall. En samling prövade mallar kan bli gemensam förmåga.

Varför jag använder metoden

Den börjar i arbetet du redan kan.

Du behöver inte först kunna föreställa dig alla AI:s möjligheter. Du börjar i något du känner igen. AI hjälper dig både att förstå problemet och att göra ett första försök. Resultatet går att spara, dela, pröva och förbättra.

Det är jobb 2: förbättra hur jobbet görs. Problemet kommer från jobb 1, det löpande arbetet. När du undersöker och provar utvecklar du dig själv, jobb 3. När du hjälper en kollega att använda det som fungerar utvecklar du laget, jobb 4.

Målet är ett användbart arbetssätt, bättre förståelse för din egen uppgift och något laget kan bygga vidare på. Vilken nytta som faktiskt uppstår behöver ni undersöka i användningen.

Metoden är utvecklad av Joakim Jardenberg och användes i Volvo Trucks Be Digital / AI-Fika under 2026. Den här svenska versionen bygger på det fullständiga protokollet, originalprompten för steg 1 och det kompletta övningspaketet. Exemplen här är anpassade för fortsatt arbete efter JATA Cargo-dagen.